仕事の渋滞は「期日」で解消する。私が実践する3つのタスク整理術

2026年1月28日

こんばんは。よるのおと。編集部の田中です。猫と珈琲が好きな30代です。
今回は、後輩から相談されることも多かったタスク管理について、私なりの考えをまとめてみました。

■「次、何すればいいんだっけ？」とならないために

「タスクの優先順位がわからない」
「結局この次、何をすればいいんだっけ？」

仕事を進める中で、誰もが一度はこう感じたことがあるのではないでしょうか。
私も社会人一年目の頃は、何度も頭を抱えていました。

今でも完璧に業務を進められるわけではありませんが、試行錯誤の末、自分なりの方法でタスクを管理できるようになってきたように思います。
この記事が、あなたの仕事のヒントに少しでもなれば嬉しいです。

■ポイント1：「優先度」ではなく「期日」で管理する

「Aの方が重要」「Cは急ぎで」……。
タスクが曖昧な言葉で降ってくると、管理が難しくなりますよね。

よくある管理方法に「優先度」で分ける、というものがありますが、個人的には少し注意が必要だと感じています。
なぜなら、優先度が高いからといって、必ずしも「最初に」着手すべきタスクとは限らないからです。

では、最初に手をつけるべきなのは、どんなタスクでしょうか。
それは、やはり「期日が一番近いもの」ではないかと思います。

私は、たとえ期日を明言されなかったタスクにも、自分で仮の期日を設け、「期日」を軸に管理するようにしています。

■ポイント2：期日を決めるための、「全体フロー」を理解する

タスクが発生したとき、そのタスクが業務全体のどの位置にあるのか、いわば「全体フロー」の中でのポジションを理解できると、期日をぐっと決めやすくなります。

例えば、「チラシを作成して印刷する」という業務があったとします。
考えられるタスクは、ざっくりと以下の通りです。（※細かい工程は省略します）

素材収集 → デザイン作成 → 校正確認 → 印刷会社へ出稿

この中で、自分の担当が「素材収集」だったとします。
最終ゴールである「印刷会社へ出稿」の日が決まっていれば、そこから逆算して自分の期日を決めることができます。
また、「デザイン作成」や「校正確認」は他の担当者が行うため、彼らのスケジュールも考慮し、余裕を持って早めに「素材収集」を終えた方がスムーズに進みそうだな、といった想像もできるのではないでしょうか。

どんな仕事も、大なり小なり、こうした複数の工程で成り立っています。
自分の前に誰がいて、後ろに誰がいるのか。その人たちの動きを想像することで、自分のタスクの適切な期日が見えてきます。
これは単なるタスク整理に留まらず、相手の意図を汲んだり、先回りして動いたりといった、より良い仕事をする上でも大切な視点だと、私は考えています。

■ポイント3：タスクを「作業」と「思考」に分類してみる

これは私個人の分類なのですが、タスクをその特性によって二つに分けています。

【作業タスク】：メール返信や情報収集など、一つひとつが短時間で終わるもの
【思考タスク】：企画立案や資料作成など、じっくり時間をかけて頭を使うもの

なぜ分類するかというと、【思考タスク】は集中力が必要で、予想外に時間がかかる可能性があるからです。
その最中に「あ、あのメール返さなきゃ……」と【作業タスク】のことが頭をよぎると、集中が途切れてしまいます。

なので私は、まず【作業タスク】を先に済ませて、頭をスッキリさせてから【思考タスク】に取り組むようにしています。
例えば、一日の予定を立てる際、その日が期日のタスクを二つに分け、午前中に【作業】を全て終わらせ、午後は【思考】に集中する、といった具合です。
これはあくまで一例で、自分なりのリズムを見つけるのが良いと思います。